I tre approcci alla programmazione della spesa energetica. Per i nostri clienti è in arrivo “Analisi Capitoli”, la nuova funzionalità di BenchMonitor, che sarà presentata il 19/21 novembre all’Assemblea annuale ANCI ad Arezzo.

Con l’arrivo dell’autunno si torna a parlare di budget, previsioni di spesa e capitoli di bilancio. La stima della spesa per l’energia elettrica è tra le attività più complesse, al punto che il più delle volte si rinuncia a fare previsioni. Nel nostro articolo, alcuni consigli operativi per la programmazione e la gestione dei capitoli di bilancio.

L’importanza della programmazione

Per molti Enti, la determinazione della spesa per l’energia elettrica nel budget o nel bilancio previsionale è una mera riproposizione del costo dell’anno precedente. Troppo complicato fare previsioni. Non possiamo sapere in anticipo il quantitativo esatto della fornitura di energia elettrica, che dipende da numerosi fattori, compreso quello climatico. Non possiamo sapere il costo di un MWh che, anche nel caso di una tariffa fissa, dipende in gran parte dagli oneri definiti dall’Autorità, variabili ed imprevedibili. Quest’anno non c’è certezza neanche sulle imposte. Con la “clausola di salvaguardia sull’IVA” non sappiamo quale aliquota IVA sarà applicata alle bollette elettriche del prossimo anno!

Eppure, per le PA la programmazione della spesa è forse il momento più importante nell’attività di gestione delle forniture energetiche. L’accantonamento in bilancio è la base per poter rispettare gli impegni con i fornitori di energia. Senza una buona programmazione, si rischia di pagare in ritardo e, nella gestione delle bollette elettriche, le conseguenze dei ritardi nei pagamenti possono esser particolarmente pesanti. Si pensi alla gestione dei rapporti con i cessionari del credito, agli interessi di mora all’8%, alle risoluzioni contrattuali per morosità con conseguente applicazione del regime di Salvaguardia (sul tema Da Salvaguardia a Consip: istruzioni per l’uso. 1° parte: calcoliamo il Danno Erariale).

I limiti della gestione “per cassa”

La capacità di stimare l’ammontare della spesa dipende dalle informazioni a disposizione e dalla capacità di interpretarle. Più dati si hanno, maggiore è il livello di sofisticazione del calcolo e, si spera, il livello di precisione del risultato.

Ognuno di noi vorrebbe disporre di tutte le informazioni necessarie e la migliore capacità decisionale. Nella realtà le PA, spesso chiamate a gestire centinaia di utenze, hanno grandi carenze informative. Di solito è nota la spesa annua, identificata con lo stanziamento in bilancio, un po’ meno la proiezione di spesa a fine anno. Se il fornitore tarda a fatturare, o emette fatture solo per una parte dei POD, gli uffici vanno in tilt.

Per molte PA il dato sui kWh consumati è un oggetto misterioso. Il tipico evento che manda in confusione gli uffici amministrativi è la gestione dei conguagli, considerata da molti un’ingiustizia e dai più disperati una vera e propria truffa!

Perché quest’allergia per i conguagli?

Perché gli uffici pubblici ragionano “per cassa”, e quasi mai per competenza. Della bolletta si guarda imponibile, iva, totale e mese indicato nella prima pagina. Quasi nessuno ha il coraggio di andare oltre la prima pagina, dove le PA potrebbero controllare le informazioni di dettaglio (fortunatamente alle PA non si applica la vergognosa riforma chiamata “bolletta 2.0”).

Se le fatture non arrivano tutti i mesi, o se arrivano fatture con somme riferite ad anni passati, e possono arrivare anche conguagli fino a 5 anni di anzianità (si veda Prescrizione bollette a 2 anni: la PA non merita tutela), la gestione “per cassa” mostra tutti i suoi limiti e gli uffici sono costretti ad aggiustamenti di bilancio dell’ultima ora.

Attenzione al contratto a prezzo fisso

Per limitare i danni, c’è che spera di migliorare la capacità di precisione riducendo la variabilità del costo dell’energia, optando per una formula tariffaria a prezzo fisso. Niente di più sbagliato. Se vogliamo migliorare la capacità previsionale, occorre fare altro, e lo vedremo alla fine dell’artico, dove forniamo indicazioni operative per gestire al meglio il tema della programmazione energetica in diversi contesti organizzativi.

I tutti i casi, se vogliamo migliorare la capacità di gestione dei capitoli di spesa il ricorso alla tariffa fissa non è una soluzione. Consideriamo la tariffa fissa particolarmente rischiosa se si verifica un momento speculativo del mercato elettrico, e onerosa se guardiamo il livello dei prezzi a termine sui derivati dell’energia (per approfondimenti si veda Consip EE16. Meglio tariffa fissa o tariffa variabile?).

Naturalmente, in particolari condizioni del mercato elettrico potrebbe essere opportuno optare per la tariffa fissa. Tale scelta però non può dipendere dalla necessità di ridurre la variabilità dei costi o di aumentare la capacità di programmazione.

Consigli operativi per la programmazione della spesa

I consigli per migliorare la capacità di programmazione della spesa dipendono molto dai dati disponibili e dal contesto organizzativo. Di seguito, tre approcci alla programmazione con un crescente livello di complessità. Si tratta di casistiche valide per Enti con decine o centinaia di utenze, per le quali non si dispone di elementi previsionali sulla dinamica dei consumi e, per ovvi motivi, ragioniamo nell’ipotesi di invarianza dei consumi.

Si esaminano tre situazioni organizzative, che abbiamo metaforicamente associato a tre modi di navigare: a vista, con la bussola o con il GPS.

Navigazione a vista: previsione basata sullo stanziato

SITUAZIONE DELL’ENTE
Non sono noti i consumi in kWh e la spesa dell’anno corrente. Ad esempio, il fornitore non sta emettendo le fatture o lo sta facendo in maniera parziale, fenomeno più frequente di quanto si immagini.

COSA FARE
In queste condizioni non ci resta che riproporre il dato dell’anno precedente. Al massimo, si possono consultare le notizie di ControllaBolletta.it che parlano di costo annuo della spesa (ad esempio l’ultimo articolo sul tema Estate 2019: Mercato elettrico ai minimi, bolletta ai massimi), per operare una variazione “a occhio” al rialzo o al ribasso.

RISCHI E OPPORTUNITA’
In questi casi si naviga a vista, ed è necessario ricorrere a frequenti aggiustamenti di bilancio. Se si hanno diversi capitoli è frequente lo spostamento di somme da un capitolo all’altro, con una certa disinvoltura. Con questo tipo di gestione, è facile trovarsi scoperti a fine anno. Specie se la “politica” ci chiede di spostare risorse in ambiti con una maggiore “certezza della spesa”.

Navigazione con bussola: previsione basata sugli ultimi 12 mesi di fornitura

SITUAZIONE
Il fornitore fattura regolarmente, e conosciamo l’ammontare dei kWh fatturati negli ultimi 12 mesi.

COSA FARE
In questo caso conosciamo il costo di 1 MWh, e possiamo calcolare con maggiore precisione l’effetto di una variazione del costo dell’energia. Se ci aspettiamo una variazione di 10 MWh del costo dell’energia con un costo unitario di 200 €/MWh, possiamo aumentare lo stanziato del 5% (10/200).

RISCHI E OPPORTUNITA’
La raccolta dei dati di consumo per ciascun POD è faticosa, ma ci consente di avere maggiore precisione nella gestione dei capitoli di bilancio.
Il sistema sta in piedi finché il fornitore fattura con regolarità e con un ricorso minimo a conguagli.

Una complicazione nel calcolo in termini di kWh per costo unitario è determinato dal crescente peso in bolletta delle quote fisse. Nel caso di utenze in bassa tensione per usi diversi, il costo unitario oscilla sensibilmente a seconda dell’ammontare dei consumi. Il seguente grafico mostra come per una utenza in bassa tensione di 10 kW il costo unitario possa variare dai 193 €/MWh per una utenza con 30.000 kWh ai 336 €/MWh se i consumi scendono a 5.000 kWh/anno.

Se la variabilità del costo è così pesante, occorre fare attenzione nell’utilizzare gli stessi parametri nei diversi capitoli di bilancio se i consumi sono sensibilmente diversi. Si pensi alla differente struttura di costo esistente tra un ufficio pubblico e un impianto di pubblica illuminazione; o tra un impianto di sollevamento idrico e una scuola.

Navigazione con GPS: previsione basata su modello gestionale

SITUAZIONE
Disponiamo di un sistema di monitoraggio di consumi e spesa energetica, strutturato per capitoli di bilancio e aggiornato mensilmente.

COSA FARE
Possiamo aggiornare la previsione di spesa ad ogni ciclo di fatturazione e conoscere in anticipo se le somme accantonate saranno sufficienti per far fronte agli impegni verso i fornitori. Anche se le previsioni non fossero corrette (sarebbe sorprendente il contrario), abbiamo la capacità di guardare cosa accadrà a fine anno ed intervenire in anticipo. Grazie alla velocità di reazione, è possibile compensare agli inevitabili scostamenti previsionali.

RISCHI E OPPORTUNITA’
Tutto bello, a condizione che il sistema funzioni, non costi troppo e che sia facile da utilizzare. Chi prende decisioni ha bisogno di un sistema affidabile, aggiornato e che offra indicazioni chiare e semplici da interpretare.

La nuova funzionalità BenchMonitor: “Analisi Capitoli”

Il lettore attento, e che ha avuto la pazienza di leggere l’articolo fino a questo punto, si starà legittimamente chiedendo se esista un sistema di gestione dei consumi energetici con i requisiti indicati. Esiste, si chiama BenchMonitor, e lo abbiamo sviluppato proprio con l’ambizione di ottenere tali risultati.

Proprio per offrire un adeguato strumento per la programmazione della spesa, BenchMonitor© si arricchisce della nuova funzionalità “Analisi Capitoli” con la quale è possibile conoscere in corso d’anno l’ammontare probabile di spesa che il nostro Ente sosterrà a fine anno. Un utile strumento per gestire al meglio i diversi capitoli di spesa per l’energia e ottimizzare gli aggiustamenti in corso d’anno.

“Analisi Capitoli” sarà presentata il prossimo mese all’Assemblea annuale dell’ANCI 2019, che si terrà dal 19 al 21 novembre ad Arezzo.

I temi trattati nel presente articolo ed il funzionamento di “Analisi Capitoli” di BenchMonitor saranno oggetto del Webinar del 24 Ottobre dal titolo “La programmazione della spesa elettrica e la gestione dei capitoli di bilancio”, dedicato ai dipendenti pubblici chiamati a quantificare il valore dei contratti di fornitura ed alla programmazione e gestione della spesa per l’energia.

Giuliano Sarricchio – BenchSmart srl

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